Backoffice Manager:in (m/w/d)
Organisation, Administration & Office Management
Start: ab sofort | Teilzeit: 20 Stunden/Woche (vormittags)
Du bist ein Organisationstalent, behältst auch bei vielen kleinen Themen den Überblick und hast Freude daran, dafür zu sorgen, dass im Hintergrund alles zuverlässig funktioniert? Dann könnte diese Rolle sehr gut zu dir passen.
Deine Rolle als Backoffice Manager:in
Als unser:e Backoffice Manager:in sorgst du dafür, dass die administrativen und organisatorischen Abläufe bei comprisma sowie in der Geschäftsstelle eines von uns betreuten Wirtschaftsverbandes zuverlässig, strukturiert und ohne unnötige Reibungsverluste funktionieren.
Du hältst dem Team und insbesondere dem Geschäftsführer operative Kleinthemen vom Tisch, schaffst Ordnung und Verbindlichkeit im Office und stellst sicher, dass Kunden, Mitglieder, Geschäftspartner:innen und interne Ansprechpartner:innen professionell betreut werden.
Kurz gesagt: Du bist die Person, die unter lauter Kreativen dafür sorgt, dass Dinge nicht liegen bleiben, sondern zuverlässig erledigt werden.
Deine Aufgaben als Backoffice Manager:in
In deiner Rolle übernimmst du eigenständig Verantwortung für das operative Backoffice:
- Du sorgst dafür, dass die Verbandsgeschäftsstelle zuverlässig funktioniert.
Mitglieder- und Verwaltungsdaten sind aktuell, administrative Vorgänge werden konsequent nachgehalten und Anfragen innerhalb eines Werktages beantwortet. - Du bereitest die Buchhaltung sauber vor.
Belege werden vollständig und fristgerecht in der Buchhaltungssoftware erfasst und vorkontiert, sodass die weitere Bearbeitung möglichst ohne Rückfragen oder Nacharbeit erfolgen kann. - Du hältst das Office am Laufen.
Du kümmerst dich um Verbrauchsmaterialien, Getränke, Lebensmittel und sonstige Bürobedarfe und stellst sicher, dass Gemeinschaftsbereiche und wiederkehrende organisatorische Abläufe funktionieren. - Du entlastest den CEO spürbar.
Telefonische und schriftliche Anfragen werden von dir aufgenommen, priorisiert und sinnvoll weitergeleitet. Themen, die du selbst lösen kannst, landen nicht unnötig beim CEO. - Du organisierst zuverlässig.
Reisen, Hotels, Bestellungen und andere administrative Einzelvorgänge werden von dir rechtzeitig und kostenbewusst abgeschlossen. Bei Veranstaltungen des Verbandes unterstützt du bei Bedarf auch vor Ort.
Dabei arbeitest du nicht nur Aufgaben ab: Du erkennst selbst, was als Nächstes notwendig ist, hältst offene Themen nach und bringst sie zuverlässig zum Abschluss.
Dein optimales Profil für diese Rolle
Du passt besonders gut zu uns, wenn du dich in folgenden Punkten wiederfindest:
- Du arbeitest sorgfältig.
Bei Belegen, Mitgliederdaten, Buchungen und Dokumenten arbeitest du genau. Auch wenn mehrere kleine Themen gleichzeitig auf deinem Tisch liegen, geht nichts verloren. - Du organisierst dich selbstständig.
Du kannst parallele Aufgaben priorisieren, nachhalten und abschließen, ohne für jeden nächsten Schritt eine Erinnerung oder Freigabe zu benötigen. - Du kommunizierst freundlich und verbindlich.
Du kannst professionell mit Mitgliedern, Dienstleister:innen und Kolleg:innen kommunizieren – und bleibst auch dann konsequent dran, wenn Informationen oder Rückmeldungen fehlen. - Du löst Probleme pragmatisch.
Wenn im Arbeitsalltag etwas nicht funktioniert, suchst du nach einer Lösung, statt das Problem einfach weiterzureichen. - Du übernimmst Verantwortung.
Für dich ist ein Vorgang nicht erledigt, weil du eine Nachricht weitergeleitet hast. Er ist erledigt, wenn das gewünschte Ergebnis erreicht wurde (Das Ziel ist das Ziel). - Du bringst kaufmännisches Verständnis mit.
Du bist sicher im Umgang mit Belegen, Kontierungen, Kostenstellen und der Vorbereitung buchhalterischer Vorgänge.
Das bieten wir dir
Damit du deine Rolle wirklich eigenständig ausfüllen kannst, bekommst du nicht nur Verantwortung, sondern auch den dafür notwendigen Handlungsspielraum.
Du erhältst unter anderem:
- Echte Entscheidungskompetenz für kleinere Ausgaben und Bestellungen bis 250 € ohne vorherige Freigabe,
- Zugang zu allen relevanten Systemen und Informationen, unter anderem der Buchhaltungssoftware sowie den relevanten Verbands-, Telefon- , Mail-, Buchungs- und Verwaltungssystemen
- Transparenz über bestehende Verträge, Lieferanten, Ansprechpartner:innen und Abläufe,
- einen klar definierten Eskalationsweg, damit eindeutig ist, welche Themen du selbst entscheidest und wann der CEO eingebunden werden muss,
- Rückendeckung durch die Geschäftsführung, damit du organisatorische Regeln und Vereinbarungen auch verbindlich vertreten kannst.
Du bekommst damit die Möglichkeit, dein Backoffice nicht nur zu verwalten, sondern aktiv mitzugestalten.
So sieht Exzellenz in dieser Rolle für uns aus
Wenn du diese Rolle exzellent erfüllst, bist du mit der Zeit deutlich mehr als die Person, die das Backoffice verwaltet. Du entwickelst dich zu der Person, die das administrative System hinter dem Unternehmen verbessert.
Oder anders ausgedrückt: Du wirst zum Rückgrat der Agentur.
- Du baust Standards, Vorlagen, Routinen und Automatisierungen auf, durch die weniger Zeit für Administration verloren geht. Prozesse funktionieren dadurch auch bei Urlaub oder Vertretung zuverlässig.
- Du erkennst wiederkehrende Zeitfresser und organisatorische Probleme frühzeitig und beseitigst nicht nur das aktuelle Problem, sondern möglichst dessen Ursache.
- Du entwickelst die Verbandsgeschäftsstelle von einer reinen Verwaltungsfunktion zu einem professionellen Mitglieder-Service weiter und bringst eigenständig Ideen ein, die die Zusammenarbeit für Mitglieder verbessern.
Gleichzeitig wirst du zu einer wichtigen operativen Schnittstelle für dunseren Geschäftsführer:
- Du bereitest Themen so gut vor und löst so viel wie möglich eigenständig, dass bei ihm überwiegend echte Entscheidungsfragen landen.
- Und du findest aktiv Möglichkeiten, Zeit und laufende Kosten im Backoffice zu reduzieren, ohne dabei Servicequalität oder Arbeitsfähigkeit zu verschlechtern.
So bewirbst du dich
Du hast Freude daran, Ordnung zu schaffen, Verantwortung zu übernehmen und anderen den Rücken freizuhalten? Du möchtest nicht einfach nur Aufgaben abarbeiten, sondern ein Backoffice so organisieren, dass es wirklich funktioniert?
Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen!
Bewirb dich bitte mit Lebenslauf über das folgende Formular oder sende deine Bewerbungsunterlagen per E-Mail an jobs@comprisma.de.
Erzähl uns dabei gerne kurz:
Warum bist gerade du die Person, bei der garantiert nichts liegen bleibt?
Gehalt, Benefits & Co.
Wir sind überzeugt: Herausragende Ergebnisse entstehen dort, wo Menschen gerne arbeiten, Verantwortung übernehmen und sich weiterentwickeln können.
Deshalb setzen wir auf Vertrauen, Eigeninitiative und hohe Qualitätsansprüche. Wir arbeiten miteinander statt gegeneinander, übernehmen Verantwortung bis zum Ergebnis und messen unseren Erfolg an dem, was wir tatsächlich bewegen.
Arbeitszeit: 20 h/Woche (halbtags)
Standort: München (nähe Hbf.)
Homeoffice: im Notfall
Beschäftigungsform: teilzeit
Start: ab sofort
Jahresbruttogehalt:
22.000 - 25.000 Euro
Strategisch wachsen, individuell aufsteigen
Bei comprisma bekommst du nicht einfach einen Job, sondern eine Perspektive. Vom Volo bis zur Führungsposition entwickeln wir gemeinsam deinen Weg – mit regelmäßig messbaren Entwicklungsschritten, klaren Zielen und jährlicher Gehaltsanpassung bei Zielerreichung (über den Infaltionsausgleich hinaus).
36 Stunden ist bei uns schon Vollzeit
Bei uns umfasst eine Vollzeitstelle 36 Stunden pro Woche, verteilt auf fünf Arbeitstage. Am Freitag ist entsprechend früher Schluss. Und weil für uns Ergebnisse mehr zählen als bloße Anwesenheit, kann bei dauerhaft exzellenter Leistung und guter Selbstorganisation nach individueller Absprache auch eine Vier-Tage-Woche möglich sein. Entscheidend ist, dass Qualität, Ergebnisse und Zusammenarbeit stimmen.
Flexibilität, die zur Aufgabe passt
Wir arbeiten gerne persönlich zusammen – in unserem modernen Büro mitten in der Münchner Innenstadt. Je nach Position und Aufgabenbereich sind flexible Arbeitszeiten oder gelegentliches Homeoffice möglich. Manche Aufgaben erfordern Präsenz, andere lassen mehr Spielraum. Wir finden Lösungen, die für beide Seiten funktionieren.
Entwicklung, die sich auszahlt
Bei comprisma kannst du fachlich und persönlich wachsen, Verantwortung übernehmen und deinen Aufgabenbereich aktiv mitgestalten. Wir setzen auf klare Ziele, regelmäßiges Feedback und individuelle Entwicklungsperspektiven. Besondere Leistungen und wachsende Verantwortung können sich auch finanziell auszahlen.
Lernen auf Agenturkosten
Stillstand ist nicht unser Ding. Deshalb stellen wir unseren Teammitgliedern ein Weiterbildungsbudget zur Verfügung. Ob Fachbücher, Seminare, Kongresse oder Online-Kurse: Wir unterstützen dich dabei, dein Wissen zu erweitern und neue Fähigkeiten zu entwickeln. Denn wenn du besser wirst, werden wir es auch.
Urlaub, der wirklich erholt
Bei uns gibt's 30 Urlaubstage in einer klassischen Vollzeitstelle. Und: Wenn’s mal mehr sein muss, finden wir gemeinsam auch Lösungen.
Fit bleiben mit Wellpass
Ob Fitnessstudio, Yoga, Schwimmen oder Klettern – mit dem Wellpass hast du Zugang zu über 6.000 Sport- und Wellnessangeboten in ganz Deutschland. Und das Beste: Wir übernehmen einen Großteil der Kosten. So kannst du nach Feierabend abschalten, auspowern oder entspannen – ganz wie du willst.
Extras, die nicht nach Standard riechen
Team-Events, individuelle und leistungsorientierte Bonuszahlungen, bezahlte Weiterbildung, persönliche Wunschgetränke im Kühlschrank – bei uns gibt’s viel, aber keinen Obstkorb-Klischeequatsch. Wir investieren in Dinge, die dir wirklich etwas bringen.
Kollege auf vier Pfoten inklusive
Fritz, unser Agenturbeagle und Petfluencer mit knapp 40.000 Followern, sorgt für gute Laune und regelmäßige Kaffeepausen mit Kuschelfaktor. Ein echtes Highlight für Tierfreund/innen und Social Media Fans.
